von Celia Fässler am
Die Durchführung digitaler Projekte - bedeutet nicht nur neue Software, sondern auch neue Prozesse, Strukturen und eine Menge Change Management. Die grössten Herausforderungen dabei? Die eigenen Leute auf die Reise mitzunehmen und nicht nur an Technik zu denken. Aus meiner Erfahrung in der Beratung und im Team- und Projektmanagement weiss ich: Technische Veränderungen sind das eine, das Menschliche ist das andere. Hier teile ich meine wichtigsten Ansätze, wie man Teams einbezieht und den Wandel als gemeinsames Projekt angeht.
1. Klarheit schaffen: Alle ins Boot holen
Die Einführung neuer digitaler Lösungen bringt oft Unsicherheit. Für viele ist unklar, wie sich neue Prozesse und Technologien auf ihren Arbeitsalltag auswirken werden. Gerade bei komplexen Systemen wie eCommerce- oder PIM-Lösungen, bei denen ich in der Vergangenheit oft mitwirkte, war die wichtigste Regel: Alle Beteiligten einbeziehen. Change Management beginnt schon bei der Planung - wer nur “durchzieht", wird am Ende feststellen, dass die Akzeptanz oft fehlt.
Beteiligt man Mitarbeitende aktiv, fühlen sie sich eingebunden und wertgeschätzt. Ich habe gelernt, dass das oft schon mit einfachen Kommunikationsmitteln gelingt: Early Bird-Meetings oder Workshops, in denen Raum für Fragen und Feedback bleibt, sind einfache Mittel, um alle auf denselben Stand zu bringen und Erwartungen abzugleichen.
2. Schulung und stetige Kommunikation: Keine falsche Scheu
Jeder kennt es: Ein neues System wird eingeführt, doch kaum einer weiss, wie man es bedient. Hier kommen Schulungen ins Spiel - denn ohne gezielte Einführung bringen selbst die besten Systeme wenig. Aus meiner Rolle als Beraterin weiss ich, wie wertvoll es ist, die Schulungen nicht nur als "Müssen wir halt machen“ zu sehen, sondern als Chance. Schulungen bieten den perfekten Rahmen, um nicht nur fachliche Skills, sondern auch Vertrauen aufzubauen.
Wichtig dabei: Schulungen und regelmässige Updates, am besten per Video und persönlich, statt nur in langen Mails. Menschen lernen am besten durch Austausch. Selbst wenn das am Anfang mehr Aufwand bedeutet - es ist eine Investition, die sich auszahlt.
3. Führungskräfte als Vorbilder: Ein echter Wandel funktioniert nur gemeinsam
Führungskräfte spielen im Change Management eine zentrale Rolle. Wenn der Wandel nur halbherzig vorangetrieben wird, merken das die Teams sofort. Führungskräfte müssen selbst den Wandel vorleben und auch mal ihre Komfortzone verlassen. In meiner Zeit als Werkstattleiterin und später als IT-Projektleiterin habe ich gesehen, wie wichtig das ist. Nur wenn ich selbst offen auf die Veränderung zugehe, kann ich das Gleiche von meinem Team erwarten.
Ein offener Umgang mit Veränderungen und die Bereitschaft, Rückmeldungen aufzunehmen, machen einen echten Unterschied. In dieser Phase geht es auch darum, klarzustellen: Es gibt keine “dummen" Fragen. Offenheit hilft nicht nur bei der Akzeptanz, sondern schafft Vertrauen und legt die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
4. Flexibel bleiben: Raum für Feedback und Anpassungen lassen
Die Einführung einer digitalen Lösung ist oftmals ein komplexer und länger andauernder Prozess, der gut geplant werden muss. Aber auch wenn man den besten Plan hat, kommt es häufig anders als gedacht. Deshalb ist es wichtig, flexibel zu bleiben und Raum für Feedback zu lassen. In meinen Projekten arbeite ich oft mit agilen Methoden wie Scrum. Agile Methoden bieten Struktur, aber auch die Flexibilität, auf Neues einzugehen und sich an Veränderungen anzupassen.
Ich erinnere mich an ein Projekt, in dem ein System intern auf starken Widerstand stiess. Durch regelmässige Feedback-Runden und Anpassungen konnten wir das System Schritt für Schritt doch noch erfolgreich einführen. Ohne diese Flexibilität und die Bereitschaft, Rückmeldungen zu integrieren, wäre das Projekt wohl ins Stocken geraten.
5. Zusammenhalt stärken und Teamgeist fördern
Einer der häufigsten Fehler bei grossen Veränderungen ist, dass die menschliche Seite vernachlässigt wird. Die Veränderung von Systemen und Prozessen bedeutet auch Veränderung für die Menschen, die damit arbeiten. Deshalb sind regelmässige Teamanlässe und Treffen so wichtig - sei es digital oder persönlich. Besonders bei geografisch verteilten Teams, wie ich sie in Nearshoring-Projekten geleitet habe, sollte man den persönlichen Kontakt fördern.
Ich habe immer darauf geachtet, dass Teambesuche und Treffen nicht nur zum Arbeiten, sondern auch zum Kennenlernen und für kulturellen Austausch genutzt werden. Das stärkt das Teamgefühl und baut mögliche Spannungen ab. In regelmässigen Meetings können dann auch Probleme und Frustrationen besprochen und direkt geklärt werden, bevor sie sich zu einem echten Problem entwickeln.
6. Erfolgserlebnisse und positives Feedback: Veränderung sichtbar machen
Ein oft unterschätzter Punkt ist das regelmässige Feiern von Erfolgen. Digitale Projekte sind ein Marathon, kein Sprint - und in einem langen Projektverlauf kann die Motivation schon mal nachlassen. Wenn aber Meilensteine und Erfolge sichtbar gemacht werden, bleibt das Team engagiert. Auch hier sind kleine Gesten oft viel wert: eine Anerkennung im Meeting, ein Dankeschön per Mail, oder eine kurze Nachricht im Team-Chat, in der Fortschritte geteilt werden. Hier können wir uns wohl alle an der Nase nehmen, da dies im hektischen Alltag oft untergeht.
Fazit: Change Management ist Teamarbeit
Change Management ist eine Kunst für sich. Eine erfolgreiche Einführung digitaler Projekte setzt voraus, dass das Team den Wandel nicht als Pflicht, sondern als Chance sieht. Meine Erfahrungen in Beratung und Projektleitung haben mich gelehrt, dass ein respektvoller Umgang, gezielte Schulungen und ein offenes Ohr für Rückmeldungen die Basis für einen erfolgreichen Wandel sind. Kurz gesagt: Wer die Menschen mitnimmt, schafft die besten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt - und das bringt nicht nur das Unternehmen, sondern auch jede einzelne Person einen Schritt weiter.
Viel Erfolg bei Ihrem Change-Projekt! Wenn Sie Unterstützung brauchen, um Ihre Teams optimal bei digitalen Projekten oder einer weitergehenden digitalen Transformation zu begleiten, sind wir gerne für Sie da.
