von Michael Schlegel-Iten am
Der Umgang mit Herausforderungen
Im letzten Post unserer Blog-Serie möchte ich die in den Posts zur Grobkonzeption und Detailkonzeption erwähnten Herausforderungen etwas detaillierter darstellen und aufzeigen, welche mitigierenden Massnahmen wir in unseren Projekten anwenden.
Die Herausforderungen, denen wir begegnen ...
| Herausforderung | Beschreibung |
| Unklare Zuständigkeiten auf Organisations- und Projektebene | Ohne klare Verantwortlichkeiten kann es zu Missverständnisse und Verzögerungen kommen, die den Projektfortschritt behindern. |
| Unzureichende strategische Inhalte und Vorüberlegungen | Fehlende strategische Grundlagen führen oft dazu, dass dem Projektteam zu wenig Informationen zur Verfügung stehen, um inhaltliche Entscheidungen im Sinne der Unternehmensziele zu treffen. |
| Zugang zu und Verfügbarkeit von Know-How Trägern auf Kundenseite | Mangelnder Zugang zu wichtigen Informationen und Experten auf Kundenseite kann den Projektfortschritt erheblich behindern. |
| Fehlende Involvierung aller relevanten Stakeholder | Die Nichtbeteiligung relevanter Stakeholder kann zu fehlender Akzeptanz und letztlich zum Scheitern des Projekts führen. |
| Fehlende Stabilität im Projektteam | Hohe Fluktuation oder unklare Zuständigkeiten im Projektteam können zu Unsicherheiten und Verzögerungen führen und die Qualität der Projektarbeit beeinträchtigen. |
| Sich verändernde Anforderungen | Änderungen der Anforderungen während des Projekts können zu erheblichen Herausforderungen in der Umsetzung führen. |
| Unzureichender Informations- und Kommunikationsfluss | Eine unzureichende Kommunikation innerhalb des Teams und mit dem Kunden führt zu Missverständnissen, Fehlern und Verzögerungen. |
| Wechselwirkungen und Abhängigkeiten zwischen Konzeption und Umsetzung | Eine fehlende Abstimmung zwischen Konzeption und Umsetzung kann die Projektergebnisse gefährden. |
... und wie gehen wir damit um?
Um den oben genannten Herausforderungen erfolgreich zu begegnen, setzen wir in unseren Projekten auf drei Ebenen an:
- Methodik
- Organisation
- Kommunikation
Methodik
Wie bereits im ersten Blogpost dieser Serie erwähnt, ist es wichtig, die Methodik und Vorgehensweise eines Projekts an die bestehenden Rahmenbedingungen anzupassen. Dies erfordert eine umfassende initiale Analyse, klare Ziele, sowie das Beibehalten von Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in allen Projektphasen. So können akute und zukünftige Probleme frühzeitig identifiziert und adressiert werden.
Organisation
Wir etablieren mit unseren Kunden frühzeitig eine klare Projektorganisation mit Rollen und Verantwortlichkeiten auf mehreren Ebenen sowie ein zeitliches Commitment auf Kundenseite, um die Verfügbarkeit sicherzustellen.
Auf der operativen Ebene arbeiten wir mit einem kleinen Kernteam, das interdisziplinär und in enger Abstimmung zusammenarbeitet. Hierzu bieten sich regelmässige Kernteam Meetings / Workshops in ein- bis zweiwöchigem Rhythmus an. Das Kernteam bleibt während der Konzeption möglichst stabil und wird situativ in einzelnen Workshops mit Stakeholdern oder Know How Trägern aus der erweiterten Projektorganisation ergänzt.
Auf strategischer Ebene wird ein Steering Committee eingerichtet, das sich aus den für das Projekt notwendigen Sponsoren, Entscheidern und Beeinflussern zusammensetzt.
Kommunikation
Um den notwendigen Informationsfluss innerhalb dieser Projektorganisation sicherzustellen, werden geeignete Kommunikationsgefässe und -kanäle eingerichtet und über den Projektverlauf aktiv genutzt.
Als Kommunikationsgefässe dienen regelmässige Meetings & Workshops, welche den verschiedenen Anspruchsgruppen innerhalb der Projektorganisation dienen.
Für die operative Ebene eignen sich regelmässige (z.B. wöchentliche) Kernteam Meetings, die der gemeinsamen Erarbeitung von Inhalten und der Organisation von Pendenzen und Arbeitsaufträgen dienen. Situativ können dazu auch Know How Träger oder Stakeholder ausserhalb des Kernteams beigezogen werden.
Je nach Grösse der Organisation und damit Anzahl der Stakeholder empfiehlt sich ein regelmässiges Update Meeting, um frühzeitig Feedback zu den erarbeiteten Inhalten zu generieren und die Einbindung der relevanten Stakeholder sicherzustellen.
Für die strategische Ebene werden regelmässige (z.B. monatliche) Steering Meetings etabliert. Diese Meetings sollten sich nicht auf ein reines Status-Reporting beschränken, sondern auch genutzt werden, um strategische Entscheidungen herbeizuführen und Risiken aktiv zu adressieren und Mitigationsstrategien zu entwickeln.
Alle genannten Gefässe müssen über geeignete Kommunikationskanäle mit Inhalten gefüllt werden. Hierbei setzen wir auf digitale Tools, wie Google Workspace, Microsoft Teams oder Atlassian Confluence & Jira, um Inhalte kollaborativ zu erarbeiten und adressatengerecht aufzubereiten.
Begleitend zum eigentlichen Projekt empfehlen wir je nach Kontext ein aktives Management der damit verbundenen Veränderungsprozesse auf der Ebene der Gesamtorganisation.
Fazit
Die Konzeption digitaler Lösungen erfordert eine strukturierte Herangehensweise, eine klare Kommunikation und eine enge Zusammenarbeit aller Beteiligten. Durch die Fokussierung auf inhaltliches Vorgehen, Organisation und Kommunikation können die typischen Herausforderungen erfolgreich gemeistert werden.
Als Dienstleister mit jahrelanger Erfahrung in der Konzeption digitaler Lösungen unterstützen wir Sie dabei, die richtigen Strategien zu entwickeln, um Ihre digitalen Projekte zum Erfolg zu führen. Kontaktieren Sie uns – wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!
